『さあ、「知財英語」で話そう』は、「知財英語コミュニケーション」を身につけるためのエッセンスを紹介するコラムです。2016年10月から2017年8月まで、レクシスネクシス・ジャパンのBIZLAWにて全９編の連載をお届けしましたが、2020年にBIZLAWが閉鎖されましたので、当サイトで改めて連載することにいたします。

いまや「知財」は事業戦略の柱、そして「英語」はビジネスの要。「知財英語コミュニケーション」は、知財部員や弁理士だけでなく、法務部員、研究者、エンジニア、技術営業、弁護士等々、世界を相手に仕事をするグローバル人財にとって必要なスキルなのです。ところが「知財英語」は、知財や契約に関する法律用語の他、技術に関するテクニカルワードも含むため、英会話教室ではなかなか学ぶことができません。この連載では、「知財英語コミュニケーション」を身につけるためのエッセンスを、全6回に渡り紹介します。今回は、第2回「知財英語プレゼンテーション1　Starting presentation, Closing presentation, Dealing with questions」をお送りします。 

さあ、「プレゼンテーション」を始めよう

プレゼンテーションの構成は、「Starting presentation」「Main Body」「Closing presentation」「Dealing with questions」に分けられる。⽇本語で⾔うなら「導⼊（序論）」「本論」「まとめ」「質問への対応（質疑応答）」となるだろうか。このうち今回は、「Starting presentation」「Closing presentation」「Dealing with questions」を取り上げる。プレゼンテーションの主役「Main Body」を引き⽴てる脇役として、軽視できない重要な部分である。また、本論の内容に関係なくビジネスプレゼンテーションに共通する部分でもあるので、ここを押さえれば、知的財産だけでなく⾊々な話題に応⽤できる。

Starting presentation 〜導⼊〜

Starting presentation は、全ての聴衆が注⽬しているプレゼンテーションの冒頭部分である。ここで聴衆をぐっと惹きつければ、その後に続くMain Body を、興味をもって聴いてもらえる。

Starting presentation のポイントは、

1）Get peopleʼs attention （聴衆の注意を惹く）
2）Welcome them （聴衆を歓迎する）
3）Introduce yourself （⾃⼰紹介）
4）State the purpose of your presentation （⽬的を述べる）
5）State how you want to deal with questions （質問の扱い⽅を述べる）

の5 つである。具体例を⾒てみよう。

Good afternoon, ladies and gentlemen, thank you for being here today. My name is Junko Tamai from the IP department of ABC Corporation. Iʼd like to discuss “Patent Invalidation Trial in Japan.” If you have any questions, please feel free to ask me anytime.

（皆さんこんにちは、本⽇はお集りいただきありがとうございます。私はABC 株式会社知的財産部の⽟井純⼦と申します。これから⽇本の特許無効審判についてお話します。質問がありましたらいつでもおっしゃってください。）

前回の例と同様、難しい⽂法を使った⽂章は⼀切なく難解な単語も⼊っていない。ジョークの⼀つも⼊っていないが、non-native English speaker の⽇本⼈が英語でプレゼンする場合は、これで⼗分聴衆を惹きつけられる。ポイントを押さえ、当たり前のことを当たり前に述べればよいのである。スライドを⽤いてプレゼンする場合、この部分は、表紙を投影しながらしゃべることになる。背筋を伸ばし、聴衆全体を⾒渡して、アイコンタクトをとりながらハッキリと暗唱しよう。決して⼿元のメモを⾒てはいけない。これだけでも、あなたがしっかりと準備をして⾃信をもってプレゼンに挑んでいることが伝わる。そして聴衆は、誰が何を話すのか、質問があるときはどうすればよいのかを理解でき、安⼼して「Main body」（本論）を聴く準備に⼊れる。

上記の具体例は、プレゼン内容や聴衆の属性や⼈数に応じてアレンジをすればどんなプレゼンテーションにでも応⽤できる。

例えば、Good afternoon, ladies and gentlemen. は、

Good morning, everyone. （ladies and gentlemen より軽い感じで）
Hello, folks. （同僚や仲間に向けて）
Good evening, Mr. Skolnick and Ms. Tan. （2 ⼈の聴衆に向けて）

の様に⾔ってもよいし、Iʼd like to discuss… は、

Iʼm going to talk about …
The objective of todayʼs presentation is to share …

の様に⾔い換えることができるだろう。

また上記ポイントの5）にある「State how you want to deal with questions（質問の扱い⽅を述べる）」に関して、⽇本⼈と他国の⼈とでは、質問の仕⽅に違いがある点を念頭に置いておきたい。

⽇本⼈の場合、話を最後まで聞いてから⼿を挙げて質問するのが通常だが、欧⽶⼈・アジア⼈を含めて他国の⼈は、話の途中でも構わず、時には挙⼿もせずにいきなり質問してくる。各国での教育システムや⽂化・習慣の違いがこんなところにも表れるのである。

というわけで、上記の例では、「… ask me anytime.（いつでも質問してください）」としたが、話の途中で割り込まれたくない場合は、「If you have any questions, please ask me after the presentation.」とハッキリ伝えておくとよい。（実際は、これでも割り込んでくる⼈はいる。）

Closing presentation 〜まとめ〜

Closing presentation は、プレゼンテーションの内容をまとめて締めくくるパートである。プレゼンテーションの最後に、「今⽇の話は何だったか」を確認できると、聴衆の理解度・満⾜度が上がり、評価が⾼まる。終わり良ければすべて良し、である。

Closing のポイントは、

1）Briefly summarize what you have talked（簡単なまとめ）
2）Appreciation（謝意の表明）
3）Asking questions（質問を受ける）

の3 つである。具体例をあげると、次のようになる。

Let me summarize what we have discussed today. We talked about the patent invalidation trial in Japan, especially the recent reform and some differences between the opposition system. We also discussed prior art search to find an evidence to invalidate a patent. I hope you will strategically use the patent invalidation trial and opposition system to protect your business. Thank you for your attention. Do you have any questions?

（今⽇の話をまとめます。特許無効審判、特に最近の法改正と異議申⽴制度について触れました。また無効資料調査についてもお話しました。これらの制度を戦略的に活⽤され、皆さんのビジネスを保護することができれば良いなと思います。ご清聴ありがとうございました。ご質問はありますか？）

簡潔な⽂章でありながら、プレゼン内容のポイントを述べ、最後に⼀⾔「I hope you will strategically use the patent invalidation trial and opposition system to protect your business.」と、コメントしている。この数⾏で、今⽇の話は何だったか、どんなふうに役⽴てられるかを印象付けられる。

いうまでもなく、上記ポイントの中で、この「Briefly summarize what you have talked（簡単なまとめ）」が最も重要なのだが、意外とこの部分に気が回ってないプレゼンテーションが多い。筆者も最初のころは、準備したスライドを説明し終わると、ホッとして「Thatʼs all of my presentation. Thank you for your attention. （以上です、ご清聴ありがとうございました。）」と、先⾛ってしまいがちだった。が、あるとき質疑応答の際に、「あなたの話は、・・・・・・でしたね」とまとめてくれた⼈がいて、「あ、そうか、そう⾔うとわかりやすい」と気づいた。

特に知財関連のプレゼンテーションでは、内容が複雑でわかりにくいということが良くあり、細かな点も含めて正確に理解しなければならないことが多い。そこで、最後に簡潔でわかりやすいまとめがあると、聴衆のプレゼン内容に対する理解を深めることができ、プレゼン全体の印象が格段にアップする。慣れない⼈は、最後に、「Summary」、「What we havediscussed」、あるいは「Conclusion」というスライドを付けておくのをお勧めする。次に、決まり⽂句「Thank you for your attention.」で、謝意を⽰す。聴衆が2〜3 名程度なら、例えば「Thank you Sharon and Eric for your time.」の様に⾔ってもよいだろう。この２パターンを覚えておけば⼗分である。

Dealing with questions 〜質問への対応〜

今回のテーマの中では、ここが最⼤の難関である。質問に対応するためには、英語の質問を聞きとって理解し、答えを考え、そして英語で答えるという作業を、現場で同時に⾏わなければならないからである。上述のStarting やlosing の様に、事前にスライドを準備しておくのは難しいが、現場で慌てない様、質問を募るところから、予想される流れに沿って想定される対応の例を挙げてみる。

1） 質問を募る

Are there any questions? / Any questions? / Questions?　（質問はありますか？）

2）質問を受けた後の第⼀声

Thatʼs a good/interesting/excellent question. Thank you for the good question.
（いい質問ですね。良い質問をありがとうございます。）

質問のお礼を伝えて、考える時間を稼ぐのに便利なフレーズである。さらに、Your question is… / You are saying that… に続けて質問を繰り返して確認するのも良いだろう。

3）即答できない場合

Iʼm afraid I canʼt answer that right now. 　(すみません、即答できません。）

即答できないときには、遠慮なくその旨を伝える。⽇本⼈には、⽇本語であっても「わかりません」、「お答えできません」と⾔えない傾向があるようで、ここで沈黙してしまう⼈が驚くほど多い。わからないことや即答できないことは悪くない。胸を張ってIʼm afraid I canʼt answer that right now. / Unfortunately, I have no answer to your question. と伝えよう。ちなみに、欧⽶⼈にとっては、沈黙はとても不快だそうだ。だから彼らは絶え間なくしゃべる。

4）聞き取りにくい場合

Please say again/repeat. Are you saying that …? 　（もう⼀度お願いできますか？ ．．．という意味でしょうか？）

これを⾔えない⽇本⼈も多い。聞き取れなくて当たり前、くらいの気持ちで聞き返して良い。尚、Please repeat again. と⾔わないように注意。Repeat の中にagain の意味が含まれている。⽇本語では、「もう⼀度繰り返して」と⾔うが、英語では、Please repeat. か Please say again.のどちらかである。

5）話をさえぎられた場合

Let me finish. Could I just finish? 　（最後まで⾔わせてください。）

質問しておきながら、答えを最後まで聞かずに⾃分の意⾒を述べて議論を吹っかけてくる⼈も少なくない。そのような場合、さらりと、Let me finish. と⾔ってよい。

6）何を聞かれているか不明な場合、くどい場合

Whatʼs your point? 　（どういうことでしょうか？）

質問の意味が分からない場合や、くどい場合に便利なフレーズである。

7）後で個別に対応したい場合

Perhaps we can talk about it when I have finished. 　（後ほど話しましょう）

時間切れや突⾶な質問の場合は、このように⾔って、終わってから個別に話をするように対応すると良い。

8）終わりにする

If there are no more questions, we should stop there/here.
（他に質問がなければ、この辺で終わりにしたいと思います。）

座⻑がいる場合は、座⻑がこのようにして締めてくれる。

これらの例の中で、

Thatʼs a good question. ＜最も頻繁に使う＞
Iʼm afraid I canʼt answer that right now. ＜最も⾔いにくい＞
Please say again. ＜次に⾔いにくい＞

この3 つのフレーズは、考えなくても反射的に出てくるよう、事前に何度も声に出して練習して欲しい。⽬で⾒て黙読するだけでは、実際の場⾯で声になって出てこない。これは筆者の経験から断⾔できる。ちなみに、「⾔いにくい」は、発⾳しにくいということではなく、「そんなこと⾔えない」という⽇本⼈のマインドからくる「⾔いにくい」である。その他、プレゼン内容に関して想定される質問とそれに対する答えを準備しておくと、慌てずに対応できる。実際にどういう質問が出るかはわからないので、準備し他答えをそのまま使えるとは限らないが、準備した「英単語」や「フレーズ」をつなぎ合わせていけば沈黙することなく何とかその場をしのげる。

声を出して練習し、場数を踏む

以上、主役「Main Body」を引き⽴てる脇役ともいえる「Starting presentation」、「Closing presentation」、「Dealing with questions」について、ポイントと具体例を⽰しながら紹介した。これらはプレゼンの内容に関係なく、幅広く活躍できる役者たちである。そして本番前に、声を出して練習し、監督の指導をうけ、時には褒められ、時にはダメ出しされる、これを繰り返して場数を踏みながらだんだん良くなっていく点は、役者もプレゼンテーションも同じだと思う。さて、次回は主役が登場する。

*************************************************************************
発行元　エスキューブ株式会社／国際特許事務所
〒105-0001 東京都港区虎ノ門5丁目12番8号　クローバー神谷町601
Tel 03-6712-5985  Fax 03-6712-5986
Email info@s-cubecorp.com
Website  www.s-cubecorp.com
*************************************************************************

本ブログの無断転載はご遠慮下さい。

ブログの記載内容については正確を期しておりますが、弊所は、利用される方がこれらの情報を用いて行う一切の行為について責任を負うものではありません。